Gestire le buste paga non è cosa semplice. Si tratta di un compito che richiede molta attenzione e precisione, in quanto ogni errore o svista può provocare problemi con il fisco o incidere negativamente sul futuro del proprio personale.
Per questo motivo, sempre più più liberi professionisti e soprattutto sempre più aziende stanno cominciando ad adottare software di gestione delle buste paga che permettano di controllare in modo più efficiente le proprie risorse.
In questo articolo esamineremo i principali vantaggi dell’utilizzo di un software di questo tipo e proporremo alcuni consigli che possano aiutare a scegliere quello più adatto.
Competenze aziendali necessarie per la realizzazione di una busta paga
Preparare una busta paga richiede conoscenze ben specifiche che riguardano elementi come i salari, le imposte, i contributi e altro ancora. Pertanto è importante conoscere i requisiti legali e assicurarsi di seguire le procedure appropriate.
In primo luogo è essenziale essere in possesso di tutti dettagli riguardanti i propri dipendenti come nome, data di nascita, indirizzo, ecc. A cui vanno aggiunte informazioni sul salario, orario di lavoro e altre questioni pertinenti. Alcuni dei propri dipendenti possono lavorare in modalità full time, altri part time, alcuni possono richiedere un pagamento integrale del loro stipendio, altri ripartito in mensilità o in altre possibili suddivisioni. Quindi il modo di calcolare lo stipendio dipenderà anche dal tipo di contratto in essere.
In secondo luogo la busta paga deve essere calcolata in base al salario lordo, al netto e alle trattenute fiscali. È inoltre necessario calcolare i contributi previdenziali e assicurativi, i contributi pensionistici e i contributi al welfare.
Al contratto è anche legata la ritenuta IRPEF che dipende dalla retribuzione totale percepita e varia da dipendente a dipendente in base alla sua situazione socioeconomica. Per essere in grado di incrociare tutti questi dati è indispensabile conoscere tutte le norme tributarie e le leggi previdenziali pertinenti.
Per finire è importante procurare ai propri dipendenti i documenti che attestino queste informazioni fondamentali. Bisognerà fornire loro una copia del contratto di lavoro, una copia della busta paga e soprattutto le informazioni che gli permettano di accedere al sistema informatico dell’azienda e poter verificare quando se ne ha la necessità questi dati.
I vantaggi di un software di gestione delle buste paga
Nella maggior parte delle aziende la creazione delle buste paga avviene tramite programmi come Excel o un software HR. Tutte le modalità descritte al paragrafo precedentemente come intuibile necessitano anche di ore e ore di lavoro manuale e particolarmente impegnativo da parte dell’amministrazione e delle Risorse umane a cui viene affidata la gestione di questa attività contabile.
Senza tralasciare anche le difficoltà che si aggiungono e dipendono dall’integrazione necessaria di differenti possibili metodologie di lavoro tra il diverso personale, la poca sicurezza garantita nel proteggere dati sensibili e la mancata possibilità di creare report e analisi più specifiche dei dati raccolti.
Adottare un sistema integrato di gestione delle buste paga attraverso un software certamente aiuterà a cambiare prospettiva nella gestione di queste attività. I principali vantaggi infatti sono:
- Maggior precisione: può aiutare a ridurre gli errori. Il software consente di controllare automaticamente i dati dei dipendenti, garantendo che le buste paga siano sempre aggiornate e corrette.
- Maggiore sicurezza: può aiutare a migliorare la sicurezza dei dati. Il software può memorizzare i dati dei dipendenti in un ambiente sicuro, garantendo che siano al sicuro da eventuali intrusioni esterne.
- Maggiore velocità: un software di gestione delle buste paga può aiutare ad accelerare il processo di elaborazione delle buste paga. Il software può automatizzare alcuni compiti, come l’aggiornamento delle informazioni sui dipendenti, la generazione di informazioni di contabilità e la generazione di report. Ciò significa che il team può concentrarsi su compiti più importanti, piuttosto che su operazioni manuali.
- Maggiore flessibilità: può aiutare a rendere più flessibile il processo di elaborazione delle buste paga. Il software può essere facilmente personalizzato in base alle esigenze dell’azienda.
Inoltre, un software di gestione delle buste paga può aiutare a ridurre i costi poiché elimina la necessità di assumere un dipendente addetto solo alla gestione delle buste paga.
Come scegliere un software di gestione delle buste paga
A questo punto ci si starà chiedendo come fare a scegliere tra le tante numerose opzioni il software più adattabile alla propria attività aziendale. È importante conoscere bene su cosa si sta investendo economicamente e dunque non tralasciare di considerare come un software è stato sviluppato in riferimento ad alcuni fattori. Ecco quali:
- Interfaccia utente: bisognerà assicurarsi che l’interfaccia utente del software sia facile da usare e comprendere e permetta dunque una buona esperienza utente (user experience). La maggior parte dei software di gestione delle buste paga offre un’interfaccia intuitiva che può essere facilmente utilizzata anche da principianti. Se l’utilizzo di un software risulta troppo complesso si potrebbe vanificare tutto il risparmio di risorse che fin qui è stato descritto.
- Funzionalità: il software deve essere in grado di fornire tutte le funzionalità di cui si ha necessità. Ad esempio, alcuni software offrono strumenti per la generazione automatica dei report, mentre altri possono fornire informazioni dettagliate sui dipendenti. I software più consigliati sono quelli che permettono anche di creare e gestire i propri contatti.
- Aggiornamenti automatici: La situazione dei dipendenti di un’azienda ovviamente non è sempre fissa ma può evolvere col tempo. E’ necessario allora che il software per risparmiare molto lavoro permetta agevolmente di intervenire sui dati relativi ai dipendenti per apportare modifiche, che consenta di intervenire anche sui contratti di lavoro in atto, così come sui possibili benefici di cui il dipendente gode. Inoltre può consentire di gestire tutto il modulario che fa riferimento ad assenze, permessi e ferie, permettendo di incrociare e registrare tutte le variazioni dei dati e gli effetti di queste sulla busta paga.
- Integrazione: il software deve essere in grado di integrarsi con altri sistemi aziendali. La maggior parte dei software di gestione delle buste paga offrono la possibilità di essere integrati con altri: ad esempio i sistemi di contabilità e di gestione delle risorse umane.
- Accessibilità: è importante poter accedere al software non soltanto dai vari device presenti in ufficio ma possibilmente da qualsiasi possibile postazione di lavoro, anche di telelavoro.
- Supporto: il software deve essere supportato da un team di assistenza competente. Il team di supporto dovrebbe essere in grado di rispondere a qualsiasi domanda o problema in modo rapido ed efficiente.
- Prova gratuita: come si è accennato ad inizio di questo paragrafo un software richiede un certo investimento economico soprattutto iniziale; è quindi consigliabile optare per quei servizi che consentano di usufruire di una prova gratuita in modo da essere sicuri delle funzionalità del prodotto che si sta acquistando e poter verificare che tutti i fattori sin qui descritti siano presenti e sfruttabili al meglio del loro potenziale.