Se sei parte di un’azienda di piccole, medie o grandi dimensioni, saprai quanto è importante gestire i documenti nella maniera corretta per poterli reperire nel momento opportuno. Attualmente la maggior parte di dati e informazioni sono stati digitalizzati, per il processo di smaterializzazione in atto a fini ambientali e anche per una consultazione più ampia, non solo sul posto di lavoro.
Quando si parla di gestione documentale ci si riferisce pertanto a un procedimento informatico, che genera, organizza e archivia ogni genere di documento nella maniera più adatta all’attività in questione, usufruendo di un server apposito di semplice consultazione. I vantaggi di un simile sistema sono numerosi e coinvolgono soprattutto la sicurezza, oltre che la possibilità di accedere a un file in pochi secondi senza ricorrere alla ricerca manuale.
L’obiettivo è rispondere a delle esigenze di natura amministrativa, archivistica e gestionale in tempi brevi e ottimizzando il lavoro, così da agevolare il personale e non esporre i dati al pericolo dei cyber attacchi.
Come organizzare un sistema di gestione documentale come Arxivar
Arxivar è un software di gestione documentale che si occupa di archiviare e mantenere in sicurezza i dati. Può essere modulato a seconda delle esigenze del cliente e presenta una serie di peculiarità che lo rendono perfetto in ogni genere di azienda, assicurando un archivio protetto, ordinato e consultabile in ogni momento.
Un gestionale di questo genere non può prescindere da un sistema di Document & Content Management, che prevede sia l’organizzazione dei contenuti sia delle persone che possono avere accesso ai diversi livelli, in modo che le informazioni siano protette da occhi indiscreti. Non serve infatti che tutti i reparti dell’azienda vedano gli stessi documenti, ma ad ognuno può essere riservata una porzione in modo che ci sia una gestione virtuosa e inerente il proprio lavoro.
Un altro aspetto importante è quello del Document management system, che si sviluppa attorno al dato e alla sua organizzazione. Le aziende, infatti, lavorano a un ritmo talmente frenetico che ottimizzare i tempi è quanto mai essenziale per battere la concorrenza.
La ricerca di una informazione deve pertanto essere rapida e intuitiva, con parametri preimpostati che sono idonei all’azienda stessa e rispondono a requisiti di unicità. Arxivar si discosta pertanto dai soliti sistemi standard, a favore della massima personalizzazione nei confronti del cliente, che può così godere di un software ad hoc.
L’importanza del manuale di istruzione e di un responsabile
Ogni software di gestione documentale come Arxivar deve possedere un manuale di istruzioni in lingua, in modo che sia possibile consultarlo in ogni momento e risolvere eventuali dubbi e problematiche. Questo è un requisito obbligatorio per la pubblica amministrazione, da avere a norma di legge essendo al servizio del cittadino e dovendo pertanto lavorare nei tempi alle pratiche.
Oltre a possedere una spiegazione cartacea, è essenziale che l’azienda nomini un responsabile che possa agire e controllare che il software sia usato nella maniera corretta, intervenendo per impostare i parametri e correggendo le piccole problematiche.
In questo modo il personale avrà a disposizione un referente e avrà la certezza di gestire i documenti a norma di legge secondo quanto stabilito dal Codice dell’Amministrazione Digitale, abbreviato come CAD. Sarebbe importante che tale figura stilasse a sua volta un elenco di tutte le impostazioni che sono state scelte per il software, così che in caso di assenza o di mancanza possa essere utilizzato in maniera coerente da tutti senza che il lavoro debba essere interrotto o modificato.
Di cosa si occupa il responsabile della gestione documentale: verifica e gestione dei dati inseriti
Il responsabile della gestione documentale è una figura essenziale, dalla quale non è possibile prescindere in caso di pubblica amministrazione ma anche di aziende di una certa grandezza. La supervisione riguarda in primo luogo l’impostazione delle procedure sul software, scegliendo i parametri più idonei per il caso specifico.
Il controllo avviene in fase primaria per quanto concerne la registrazione e l’assegnazione del protocollo, così che tutti i documenti siano catalogati in ordine e non ci sia alcuna difficoltà nel trovarli. Un altro compito del responsabile della gestione documentale è quella di verificare che ogni dipendente segua la procedura di sicurezza e che non si verifichino falle nel sistema che possono essere terreno per i cyber attacchi.
Tale figura si occupa poi di stabilire i criteri di catalogazione e la chiusura dei fascicoli di operazioni terminate, così che sia possibile avere un archivio di attività e pratiche ancora in vita e una di situazioni ormai chiuse e non più attuali.
Serve avere una persona di riferimento all’interno dell’azienda per ogni problematica che dovesse sopraggiungere, che conosca alla perfezione il manuale e sappia come ovviare a tutte le situazioni che possono verificarsi.
Arxivar è un validissimo aiuto in tal senso e presenta un funzionamento semplice e intuitivo, così che l’accesso sia rapido per tutti i dipendenti e il team possa lavorare ottimizzando i tempi e seguendo i piani.
Arxivar e i vantaggi di un moderno software documentale
Ricorrere a un software di gestione documentale come Arxivar permette di ottenere il massimo dell’integrazione fra tutti i sistemi, creando un archivio partendo dalle informazioni inserite, che sono ordinate e smistate in base agli algoritmi del software e della sua personalizzazione.
Tutti il repertorio di documenti diventa consultabile non solo sul luogo di lavoro, andando a sfogliare faldoni polverosi e pesanti, ma anche tramite altri pc dislocati o in alcuni casi da smartphone, rendendo l’azienda molto più moderna e proiettata nel futuro.
Il lavoro può essere pertanto gestito in smart working senza che sia perduta alcuna informazione e con la stessa efficienza dell’ufficio. Arxivar è in grado di assicurare ai propri clienti la sicurezza top per ogni genere di dato, articolata su più livelli e organizzata in base alla sensibilità delle informazioni e ai dipendenti.
Il sistema di consultazione permette l’accesso solo al personale realmente interessato e accreditato, così che non ci siano occhi indiscreti su dati che possono divenire pericolosi nelle mani sbagliate.
Ogni aspetto del ciclo vitale del documento viene gestito da un solo sistema, a partire dal suo inserimento per finire alla conservazione, passando per la catalogazione in base ai criteri più funzionali per la stessa azienda, diversi da quelli per le altre attività.
Non sarà più necessario impiegare parte della forza lavoro nell’archivazione, poiché sarà il sistema stesso a automatizzare il processo e renderlo di facile consultazione per tutte le parti in causa. Con i corretti livelli di sicurezza è possibile condividere con i colleghi il proprio lavoro e operare in team anche se non ci si trova nello stesso luogo fisico.
Si possono infatti creare infiniti spazi informatici all’interno dei quali inserire dati e informazioni, così da avere cassetti da gestire in condivisione e altri da usare solo in solitaria. Infine, la gestione documentale, se eseguita in maniera corretta, permette di conservare i documenti senza che si possano rovinare o deperire nel tempo, in modo che siano trovabili in tutte le circostante e in ogni momento senza doversi recare in archivio.